Hvordan sikre integrasjon av hjelpemiddelprogramvare med virksomheters IKT-systemer.

Tilrettelegging for ansatte med funksjonsnedsettelser er virksomhetens ansvar etter Arbeidsmiljøloven. NAV Hjelpemiddelsentral dekker ofte kostnader til spesifikk hjelpemiddelprogramvare. Når dette skal installeres og fungere sammen med eksisterende IKT-systemer, kan IT-avdelingen møte utfordringer som krever spesialtilpassede løsninger.

Personer med funksjonsnedsettelse har ressurser og kompetanse virksomheten har behov for, og hjelpemiddelprogramvaren kompenserer for funksjonsnedsettelser slik at man kan benytte denne kompetansen og ressursene til beste for virksomheten.

Denne artikkelen tar for seg hva IT-avdelingen trenger å vite for å sikre en effektiv integrasjon og unngå vanlige fallgruver.

Hjelpemiddelprogramvare: Hva og hvorfor?

Hjelpemiddelprogramvare er designet for å støtte ansatte med funksjonsnedsettelser i arbeidshverdagen. For blinde og svaksynte kan dette inkludere skjermlesere som leser opp tekst eller viser informasjon i punktskrift på en leselist. Andre eksempler er drivere og konverteringsprogram for punktskriftsprintere eller programvare som tilpasser brukergrensesnittet i andre programmer. For svaksynte kan programmer som forstørrer innholdet og endrer kontrast på skjermen være nødvendig. Har man dysleksi kan ordprediksjonsprogrammer hjelpe å skrive rett. Det finnes også talestyringsprogrammer som lar deg diktere tekst og styre datamaskinen med stemmen. Det finnes også skjermtastaturer og løsninger for bryterstyring om man har begrenset motorikk.

For at slike hjelpemidler skal fungere optimalt, må de integreres med virksomhetens IKT-systemer. Da må IT-avdelingen vite hvordan disse samvirker med øvrige systemer og ha rutiner for installasjon og brukerstøtte. Uten riktig tilpasning risikerer man at programmene ikke fungerer som de skal, noe som kan føre til frustrasjon for både brukeren og IT-avdelingen. Det er jo virksomhetens IT-systemer disse hjelpemidlene skal hjelpe til med å få brukt.

Lisensiering og eierskap

De fleste hjelpemiddelprogrammer finansieres av NAV Hjelpemiddelsentral, som låner ut programvaren til den ansatte. Dette innebærer at lisensen er personlig, selv om programvaren må installeres og vedlikeholdes på virksomhetens IKT-plattform. Enkelte virksomheter velger å kjøpe programvaren selv for å ha bedre kontroll over lisenser og administrasjon. Begge tilnærmingene har fordeler og ulemper, og det er viktig at IT-avdelingen er klar over hvilken løsning som gjelder.

Installasjon og oppsett

Installasjon av hjelpemiddelprogrammer følger i utgangspunktet samme prosess som annen programvare, men det er noen spesielle hensyn som må tas. Mange hjelpemiddelprogrammer er utviklet for å bli installert på enkeltstående maskiner med full administratortilgang. Dette kan skape utfordringer i virksomheter med sentraliserte installasjonsrutiner. Lisensfiler og konfigurasjonsdata må håndteres nøye for å unngå problemer ved oppdateringer eller reinstallasjon (Tanking). Det er ikke uvanlig at lisensfiler og oppsett blir overskrevet ved rutinemessige oppdateringer, noe som kan føre til unødvendig nedetid, ekstra kostnader ved å sette opp på nytt og at den ansatte som trenger hjelpemiddelprogrammer mister muligheter til å bruke virksomhetens IT-systemer..

Brukerstøtte: Et nøkkelområde

Når det oppstår feil i hjelpemiddelprogramvaren, eller i samspillet mellom denne og annen programvare, er det avgjørende at IT-avdelingen har en plan for rask feilretting. Det å ha egne ressurser som lærer seg hjelpemiddelprogrammene som er i bruk i virksomheten er en fordel, men det er også viktig å ha klare rutiner for kontakt med leverandørene. Ofte vil hjelpemiddelleverandøren måtte bistå med oppdateringer eller justeringer, og dette vil i dagens situasjon med leverandørene av hjelpemiddelprogrammer kreve fjerntilgang til brukergrensesnittet. Slike prosedyrer bør være avklart på forhånd, både av sikkerhetsmessige og praktiske årsaker. Regler for sikkerhet og personvern kan kreve særskilte avtaler, taushetserklæringer og at det følges spesielle prosedyrer ved fjerntilgang.

Samspill med øvrige programmer

Skjermlesere er de hjelpemiddelprogrammene som krever tettest samspill med øvrige systemer, og som har størst konsekvenser når de ikke virker. Skjermlesere avhenger av metadata for å presentere informasjon på en forståelig måte. Metadata kan for eksempel beskrive om et felt er en overskrift, en hjelpetekst eller et inndatafelt. Hvis slike data mangler, må man ofte kompensere ved hjelp av scripting. Dette er en sårbar løsning, ettersom selv små endringer i programvaren kan kreve at scriptingen gjøres på nytt. Universelt utformede systemer, som er designet for å spille sammen med hjelpemiddelprogrammer, kan eliminere slike utfordringer.

Forstørrelsesprogrammer trenger metadata for å kunne følge markørene, enten det er tekstmarkører, musepeker, eller andre elementer som blir i fokus. Dette er viktig siden et forstørrelsesprogram viser et utsnitt av skjermen og man trenger disse markørene for å oppdage hva som skal fokuseres på. Desto større forstørrelse man bruker, desto viktigere blir denne integrasjonen.

Dikteringsprogrammer trenger også metadata for å håndtere talestyring av funksjoner. Det å legge inn tekst som blir lest inn er en enkel integrasjon, som er uproblematisk, men skal man bruke det til å styre en PC, trykke på ikoner eller å flytte seg til et annet sted å skrive inn data, må programmet vite hvor det er og hvordan man kommer seg dit.

Ordprediksjonsprogrammer og skjermtastaturer har ofte også en enkel integrasjon, siden det legger seg som et tastatur og sender tastetrykk.

Programmer for punktskriftsprintere legger seg ofte som en skriverdriver, men for at oppsettet for punktskrift skal være presentabelt og funksjonelt for leseren trenger teksten å konverteres, som krever at et eget program for dette installeres. Dette programmet spiller ofte sammen med tekstbehandlingsprogrammer. Konverteringen kan automatiseres, men kan også ha funksjon for at man kan verifisere oppsettet før det skrives ut.

Terminalservere: Et spesielt tilfelle

Bruk av terminalservere i kombinasjon med hjelpemiddelprogramvare kan være utfordrende. Fordi terminalservere kun sender et bilde av skjermen til klienten, kan ikke hjelpemiddelprogramvaren på klienten få tilgang til nødvendig metadata. Dette betyr at programvaren må installeres både på serveren og klienten, og at disse må kommunisere med hverandre. Synkronisering og båndbredde er kritiske faktorer i denne sammenhengen. Det vil være behov for å håndtere denne ekstra forbindelsen i oppsett av brannmurer i virksomheten. Skjermleserprogramvaren krever ulike lisenser for hhv. terminalserver og klient.

Hvis mulig, er det ofte mer effektivt å installere virksomhetens programvare lokalt for den ansatte og unngå bruk av terminalservere.

Anbefalinger for en smidig integrasjon

For å sikre at hjelpemiddelprogramvare fungerer best mulig i virksomhetens IKT-miljø, bør følgende vurderes:

• Avtaler og samarbeid: Etabler tydelige avtaler med NAV Hjelpemiddelsentral og hjelpemiddelleverandørene som regulerer ansvar, kontakt, kostnader og support.
• Planlegging av installasjon: Vurder hvordan programvaren best kan installeres og planlegg hvordan lisensfiler og innstillinger kan ivaretas ved oppdateringer.
• Tilpasning av oppdateringsrutiner: Koordinere og synkronisere oppdateringer av annen programvare med hjelpemiddelprogramvarens krav.
• Brukerstøtte: Sørg for at det finnes dedikert støttepersonell og at det er etablerte rutiner ved ferier og fravær.
• Universell utforming: Prioriter systemer som er universelt utformet ved nye innkjøp, for å redusere behovet for skreddersøm og scripting. Ved anskaffelse av IT-løsninger og eventuell tilpasning av universell utforming ved implementering, bør det avtalefestes i eget bilag til kontrakten at leverandøren har ansvar til å samtidig vedlikeholde eventuell spesialtilpasning knyttet til universell utforming.

 

Universelt utformede systemer er den beste langsiktige løsningen, både for ansatte som bruker hjelpemiddelprogramvare og for virksomheten som helhet. Det er derfor viktig for virksomheter uavhengig av om de har hjelpemiddelprogramvare installert eller ei, å legge universell utvikling til grunn når de lager eller anskaffer programvare. Dette vil også bidra til enklere bruk for personer med kognitive og mentale begrensinger som mer eller mindre alle i samfunnet har.

Forenkling av brukergrensesnitt bør inkludere nødvendig informasjon slik at det er intuitivt og lett og raskt å kunne bruke IT-systemet. I tillegg bør responstiden for informasjon være så kort at man holde fokuset. (mindre enn et sekund oftest).

Avsluttende betraktninger

Integrasjon av hjelpemiddelprogramvare er en kompleks oppgave som krever både teknisk kompetanse og strategisk planlegging. Når dette håndteres riktig, kan virksomheten unngå mange vanlige fallgruver og sikre at alle ansatte har tilgang til de verktøyene de trenger for å utføre arbeidet sitt.

Til slutt vil jeg rette en stor takk til Terje Mork, IT-sjef i Norges Blindeforbund, Ove Østeby, rådgiver IKT ved NAV Hjelpemiddelsentral Oslo, Josette Sirech, Seniorrådgiver ved NAV Hjelpemiddelsentral Oslo, Rudolph Brynn, ekspert universell utforming ved Norsk Helsenett og Till Halback seniorforsker ved Norsk Regnesentral for gode innspill og kommentarer i utarbeidelsen av denne artikkelen.